Un evento empieza mucho antes de que lleguen los asistentes
La mayor parte de lo que hace falta para que funcione sucede cuando las salas todavía están vacías.
Hay ideas que transformar en algo posible, decisiones que tomar, personas que coordinar, problemas que imaginar antes de que existan y otros que, inevitablemente, existirán de todos modos.
Después se abren las puertas y todo cambia: a partir de ese momento, el evento ya no pertenece solamente a quienes lo han organizado; ahora pertenece a las personas que lo están viviendo.
Ya se trate de una conferencia o de un LARP, para mí organizar significa, ante todo, comprender qué buscan las personas y después construir el lugar donde puedan encontrarlo.
Se pueden crear oportunidades para conocerse, sugerir intereses comunes, dejar espacio para que nazcan conversaciones y relaciones, pero no se puede decidir que tengan que ocurrir.
Cuidar de las personas también significa esto: darles la libertad de vivir una experiencia de la manera que prefieran.
En algún momento hay que dejar de ser necesario
Una de las cosas que más me gusta hacer durante un evento es detenerme y observar.
Ver a otros organizadores enfrentarse a un problema sabiendo qué hacer, a alguien tomar una decisión sin necesidad de buscarme, a personas que hasta poco antes no se conocían hablar, reír, construir relaciones.
Para llegar hasta ahí hay que dejar espacio mucho antes de que empiece el evento: compartir las decisiones, delegar responsabilidades, permitir que los demás cambien lo que estamos construyendo.
A veces también significa esperar antes de decir lo que pienso, porque ser escuchado implica también la responsabilidad de no ocupar todo el espacio disponible.
Para mí, delegar significa permitir que algo pertenezca también a los demás.
Algo saldrá mal
Nunca he organizado un evento en el que todo haya salido exactamente como estaba previsto.
Puedes preparar planes B, conocer los puntos débiles, imaginar lo que podría suceder... y después sucede otra cosa.
En 2013, durante la cena social del último EuroPython (se abre en una nueva pestaña) en Florencia, pensábamos que por fin podríamos relajarnos durante unas horas y disfrutar de la cena con los demás, pero quienes gestionaban la barbacoa consiguieron generar colas interminables, retrasos, raciones repartidas sin ningún criterio que hicieron que se acabara la carne cuando todavía faltaba por servir a la mitad de los asistentes, e incluso algún comentario sexista por parte de los camareros.
Volvimos a ponernos las camisetas del staff y regresamos al trabajo.
Quizá una de las cosas más importantes que he aprendido organizando eventos sea precisamente esta: estar preparado no significa saber qué va a suceder.
Significa estar listo cuando sucede algo que no habías previsto.
Si quienes organizan un evento confían los unos en los otros, colaboran y disfrutan haciéndolo, de alguna manera esa sensación llega también fuera del equipo, y lo mismo ocurre cuando hay tensión y división; es una de las cosas que PyCon Italia (se abre en una nueva pestaña) me ha enseñado a lo largo de los años.
Una comunidad no nace solamente de las personas que participan en un evento, sino también, y sobre todo, de quienes deciden que ese evento también les pertenece y empiezan a cuidarlo.
Por eso dar confianza, responsabilidad y espacio no sirve solamente para organizar mejor; sirve para construir algo sólido, algo que pueda continuar incluso cuando alguien se marcha.
Durante muchos años organicé eventos porque me gustaba hacerlo. Aprendí a través de conferencias, comunidades, LARP, errores, intentos, personas y, sobre todo, gracias a los problemas.
Después alguien decidió que lo que había aprendido también podía convertirse en mi trabajo: hoy, construir FastAPI Conf (se abre en una nueva pestaña) significa llevar a un contexto nuevo gran parte de lo que he aprendido a lo largo de los años y seguir descubriendo todo lo que todavía no sé, y esa es precisamente la parte que más me gusta: no haber terminado todavía de aprender.
Al final llega el silencio
Cuando todos se han ido y el evento ha terminado, necesito estar solo.
Después de pasar días rodeado de cientos de personas, mis baterías sociales presentan la dimisión. Necesito silencio, ordenar lo que ha sucedido, entender qué ha funcionado y qué no, pensar en qué puedo mejorar para la próxima vez.
Y mientras tanto permanece esa extraña sensación de plenitud que queda después de haber compartido algo con personas que respeto y a las que quiero. Dura días, a veces semanas, mientras mi cabeza ya empieza a pensar en el siguiente.
