Un evento comincia molto prima che arrivi qualcuno
La maggior parte di quello che serve perché funzioni, succede quando le sale sono ancora vuote.
Ci sono idee da trasformare in qualcosa di possibile, decisioni da prendere, persone da coordinare, problemi da immaginare prima che esistano e altri che, inevitabilmente, esisteranno lo stesso.
Poi le porte si aprono, e tutto quel lavoro scompare: da quel momento l'evento non appartiene più soltanto a chi l'ha organizzato, appartiene alle persone che lo stanno vivendo.
Che si tratti di una conferenza o di un LARP, per me organizzare significa prima di tutto cercare di capire cosa stanno cercando le persone, e provare a costruire un luogo in cui possano trovarlo.
Si possono creare occasioni per incontrarsi, suggerire interessi comuni, lasciare spazio perché nascano conversazioni e rapporti, ma non si può decidere che debbano accadere.
Prendersi cura delle persone significa anche questo: lasciare loro la libertà di vivere un'esperienza nel modo che preferiscono.
A un certo punto bisogna smettere di essere necessari
Una delle cose più belle che mi capita durante un evento è fermarmi e guardare.
Vedere altri organizzatori affrontare un problema sapendo cosa fare, qualcuno che prende una decisione senza aver bisogno di cercarmi, persone che fino a poco prima non si conoscevano parlare, ridere, costruire rapporti.
Per arrivarci bisogna lasciare spazio molto prima che inizi l'evento: condividere le decisioni, affidare responsabilità, permettere agli altri di cambiare quello che stiamo costruendo.
A volte significa anche aspettare prima di dire quello che penso, perché essere ascoltati significa avere anche la responsabilità di non occupare tutto lo spazio disponibile.
Delegare, per me, significa permettere a qualcosa di appartenere anche ad altri.
Qualcosa andrà storto
Non ho mai organizzato un evento in cui tutto sia andato esattamente come previsto.
Si possono preparare piani B, conoscere le fragilità, immaginare cosa potrebbe succedere... e poi succede qualcos'altro.
Nel 2013, durante la cena sociale dell'ultimo EuroPython (si apre in una nuova scheda) a Firenze, pensavamo di poterci finalmente rilassare per qualche ora e goderci la cena insieme agli altri, ma chi gestiva la grigliata riuscì invece a produrre file interminabili, ritardi, porzioni distribuite senza criterio che portarono a finire la carne quando ancora metà delle persone dovevano essere servite, e perfino qualche commento sessista del personale.
Abbiamo rimesso le magliette dello staff e siamo tornati al lavoro.
Forse una delle cose più importanti che ho imparato organizzando eventi è proprio questa: essere preparati non significa sapere cosa succederà.
Significa essere pronti quando succede qualcosa che non avevi previsto.
Se chi organizza un evento si fida degli altri, collabora e si diverte a farlo, in qualche modo quella sensazione arriva anche fuori dal team, e lo stesso accade quando ci sono tensione e divisione; è una delle cose che PyCon Italia (si apre in una nuova scheda) mi ha insegnato negli anni.
Una community non nasce soltanto dalle persone che partecipano a un evento, ma anche e soprattutto da quelle che decidono che quell'evento appartiene anche a loro, e cominciano a prendersene cura.
Per questo dare fiducia, responsabilità e spazio non serve soltanto a organizzare meglio, serve a costruire qualcosa di solido, che possa continuare anche quando qualcuno se ne va.
Per molti anni ho organizzato eventi perché mi piaceva farlo. Ho imparato attraverso conferenze, community, LARP, errori, tentativi, persone e, soprattutto, grazie ai problemi.
Poi qualcuno ha deciso che quello che avevo imparato poteva diventare anche il mio lavoro: oggi costruire FastAPI Conf (si apre in una nuova scheda) significa portare in un contesto nuovo molto di ciò che ho imparato negli anni e continuare a scoprire tutto quello che ancora non so, ed è proprio questa la parte che preferisco: non avere ancora finito di imparare.
Alla fine arriva il silenzio
Quando tutti se ne sono andati e l'evento è finito, ho bisogno di stare da solo.
Dopo giorni trascorsi in mezzo a centinaia di persone, le mie batterie sociali presentano le dimissioni. Mi serve silenzio, riordinare quello che è successo, capire cosa ha funzionato e cosa no, pensare a cosa migliorare per la prossima occasione.
E intanto rimane quella strana sensazione di pienezza che arriva dall'aver condiviso qualcosa con persone che stimo e a cui voglio bene. Dura giorni, a volte settimane, mentre con la testa sto già cominciando a pensare al prossimo.
